Macros en Excel 2010

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado  donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener  de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en detener macro..

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común.

ELEMENTOS DE EXCEL 2010

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta:

1. La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. Contiene dos tipos básicos de elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información al imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

2. La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar  y cerrar .

3. La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer  o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

4. La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior.

5. La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

6. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

7. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

8. La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

9. La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. 

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: 

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Proteger documentos de Word 2010

Para proteger los documentos de Word 2010, use las siguientes opciones.

1. En un documento abierto, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista Backstage.
2. En la vista Backstage, haga clic en Información.
3. En Permisos, haga clic en Proteger documento. Aparecen las siguientes opciones:

•  Marcar como final. Haga que el documento sea de solo lectura.
• Cifrar con contraseña. Establezca una contraseña para el documento.
• Restringir edición. Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en el documento.
• Restringir permisos por personas. Use una cuenta de Windows Live ID para restringir permisos.
• Agregar una firma digital. Agregue una firma digital invisible o visible.

 Establecer contraseña a un documento.

Abre tu documento Word

Anda a "Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña"

En la ventana de dialogo que se abre, ingresa la contraseña y haz clic en "Aceptar". Confirma la contraseña y pulsa el botón aceptar.

En adelante cuando quieras abrir el archivo aparecerá una ventana solicitándote ingresar la contraseña:

MACROS.

Crear macros con la grabadora

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos saber exactamente qué tipo de macro se va a crear y planificar los pasos que debemos se, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos o acciones que vayamos realizando. Así pues todo lo que hagamos se guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna acción que no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando.

Para comenzar a grabar una macro vaya al grupo o bloque 5 referente a Macros y seleccione la opción Grabar macro, la cual mostrara el siguiente cuadro de dialogo en el cual se muestra lo siguiente.

Nombre de macro. En este espacio escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.

- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.

- No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro. 

En el apartado  Asignar macro a podemos seleccionar el método de la macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

En el siguiente punto Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos. Para finalizar se puede escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado: También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.

Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón, pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.

Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la pestaña Archivo / Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word. Del lado izquierdo selecciona la categoría  Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o en Barra de herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón en la barra de acceso rápido.

En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas la macros que hayamos grabado. Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para que se añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá, seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar.... Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botón Personalizar... en el cuadro de diálogo anterior, que es el que permite escoger el acceso de teclado a la acción. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo. 

En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es donde deberemos especificar la combinación de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como si fuésemos a ejecutarlas. El texto se escribirá sólo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinación se asigne a la macro. Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro tipo de comando.

Editar el código de la macro.

Se puede consultar el código generado sobre la macro editándola. Además puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programación en Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la macro. Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar, para que nos abra el editor de Visual Basic con la macro seleccionada.

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:

1.       Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.

2.       Seleccionar la macro de la lista.

3.       Pulsar Ejecutar.

Si la macro está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al hacer clic sobre él, y si hemos creado un atajo de teclado también lo hará al pulsar la combinación de teclas.

Comentamos el resto de botones del diálogo.

Paso a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de Visual Basic.

Modificar. Esta opción es la que hemos explicado en el punto anterior.

Crear. Sirve para crear una nueva macro.

Eliminar. Elimina la macro seleccionada.

Organizador... Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.

Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.

También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de autoejecución:

AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.

AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.

AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro.

AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro.

AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.

Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.